MANAJEMEN ARSIP DAN SERTIFIKASI ISO 9000:2008

 Pengantar

Manajemen arsip (records management) mulai dikenal sebagai suatu disiplin atau fungsi, baru muncul pada pertengahan abad 20. Namun sesungguhnya fungsi tersebut telah dilaksanakan oleh manusia jauh sebelumnya, yaitu sejak 7000 tahun yang lalu. Bangsa Sumeria telah melaksanakannya sejak sekitar tahun 5000 sebelum masehi (SM) yang menghasilnya cara pencatatan pertama kali di dunia, yaitu catatan tentang pajak, pinjaman, dan inventaris barang. Pada masa pemerintahan raja-raja Mesir (tahun 1530-1050 SM) penciptaan dan pengelolaan arsip merupakan kegiatan pemerintah/ negara. Demikian pula pada masa sebelumnya, yaitu jaman Babilonia, baik pada masa pemerintahan Hammurabi (1972-1750 SM) maupun pada masa pemerintahan Nebuchadnezzar (630-562 SM), pengelolaan arsip merupakan fungsi yang sangat penting dari pemerintah.

Bambang Sudibyo, Menteri Pendidikan Nasional RI periode 2004-2009 mengibaratkan arsip sebagai vitamin, jika salah pengelolaannya akan menjadi racun namun jika benar menjadi gizi yang menyehatkan organisasi.

Dalam skala global arsip diatur oleh dua konvensi, yaitu konvensi Den Haag 1954, yang melindungi arsip dari konflik bersenjata dan perang, serta konvensi Wina 1983 tentang suksesi negara, yang mengatur arsip pasca kemerdekaan suatu negara. Kemudian juga diatur dalam dua standar internasional, yaitu ISO Series 9000 tentang Quality Systems dan ISO 15489 tentangRecords Manajement yang kemudian dijadikan standar nasional menjadi SNI 19-9000-2001 dan SNI 19-6962.1-2003. Diterbitkannya standar ISO atau SNI di bidang manajemen arsip merupakan tantangan sekaligus sebagai peluang bagi pemerintah khususnya Departemen Pendidikan Nasional, yang akhir-akhir ini sedang mencanangkan sertifikasi ISO di semua lini atau bidang kegiatan.

Tulisan sederhana ini masih bersifat garis besar dan berisi petunjuk umum dalam rangka mengarahkan manajemen arsip di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional menuju sertifikasi ISO.

ISO Series 9000 atau SNI 19-9000-2008

Sistem jaminan mutu berskala global yang diatur dalam ISO Series 9000 telah diadopsi dalam SNI 19-9000-2008. Kredibilitas dan mutu produk baik barang maupun jasa hanya dapat bersaing secara internasional bila memenuhi persyaratan standar tersebut. Pencapaian standar mutu produk hanya dapat dicapai bila semua elemen yang persyaratkan dapat dipenuhi.

Tanpa dokumen/arsip yang disyaratkan elemen 4.5 ISO 9000 (tentang pengendalian dokumen dan data) tidak mungkin kita mengimplementasikan sistem jaminan mutu ISO 9000. Tanpa adanya dokumen/arsip yang memadai dan dipersyaratkan elemen 4.16, sistem jaminan mutu tidak dapat diaudit atau disertifikasi. Pernyataan Buntje Harbunangin & Pardamean Ronitua Harahap dalam bukunya Persyaratan ISO 9000 menunjukan bahwa sistem pengelolaan arsip merupakan prasyarat untuk memperoleh sertifikasi ISO 9000 terhadap suatu produk barang atau jasa atau bidang layanan publik.

Elemen 4.5 ISO 9000 mensyaratkan bahwa organisasi harus memberlakukan prosedur tertulis tentang pengendalian dokumen/ arsip dan data. Dokumen dalam konteks ini merupakan rujukan atau in put dari suatu kegiatan, terdiri dari: manual mutu (quality manual), prosedur/petunjuk/instruksi kerja (works instruction), rencana mutu (quality plan) dan segala macam dokumen tentang aturan main yang dirumuskan secara tertulis. Sedangkan data memiliki pengertian sebagaimana halnya yang sudah dikenal umum, yang digunakan dalam sistem mutu untuk pelaksanaan kegiatan. Dokumen dan data dapat berupa berbagai jenis media seperti cetakan dalam kertas maupun media elektronik. Penyusunan dokumen harus melalui proses kaji ulang dan disetujui kecukupan dan kelayakannya oleh pejabat yang berwenang sebelum diterbitkan. Untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah dan atau kadaluwarsa perlu diberlakukan status revisi. Status revisi adalah tanda atau keterangan pada dokumen yang menunjukan kepada kita bahwa dokumen yang sedang kita hadapi adalah dokumen yang telah mengalami revisi sekian kali. Hal ini untuk menjamin kemutakhiran dokumen. Cara memastikan status revisi dapat dilihat dalam daftar induk yang memuat jenis jenis dokumen dan status revisinya. Proses perubahan dokumen harus melalui proses kaji ulang dan disetujui oleh fungsi/organisasi yang pertama kali mengkaji ulang dan menyetujui kecuali jika secara khusus ditentukan lain. Fungsi/organisasi yang ditunjuk harus memiliki akses terhadap informasi yang relevan dan mencukupi. Riwayat perubahan dokumen juga harus dapat diidentifikasikan.

Beberapa contoh dokumen yang berupa prosedur:

1. Prosedur kaji ulang penawaran/order/kontrak (elemen 4.3) 
2. Prosedur pengendalian dokumen dan data (elemen 4.5) 
3. Prosedur identifikasi, pengumpulan, pengindeksan,akses,pemberkasan, penyimpanan,
4. Pemeliharaan dan penyusutan arsip (elemen 4.16)

Beberapa contoh dokumen yang bukan prosedur:

1. Uraian tugas (elemen 4.1 butir 4.1.2.1) 
2. Bagan/ struktur organisasi (elemen 4.1 butir 4.1.2.1) 
3. Daftar induk dokumen (elemen 4.5) 
4. Daftar kebutuhan pelatihan (elemen 4.18)

Elemen 4.16 tentang pengendalian arsip mutu mensyaratkan  organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk identifikasi, koleksi, pengindeksan, akses, pemberkasan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan arsip mutu. Semua arsip mutu harus dapat dibaca dan harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil dari tempat penyimpanannya. Disimpan dalam lingkungan/ ruang yang sesuai untuk mencegah kerusakan atau penurunan mutu dan mencegah kehilangan. Jangka waktu simpan arsip mutu harus ditentukan dan direkam-catat.

Kita dapat memberlakukan prosedur tertulis yang mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Identifikasi, yaitu menetapkan jenis arsip yang harus ada dalam sistem mutu. 
2. Koleksi, yaitu bagaimana mengelompokan dan mengumpulkan arsip mutu. 
3. Pengindeksan, yaitu bagaimana masing-masing jenis arsip mutu ditentukan indeksnya dan disusun di dalam tempat penyimpanannya. 
4. Akses, yaitu penentuan siapa saja yang boleh menggunakan arsip dan bagaimana prosedur, cara dan izin penggunaannya. 
5. Pemberkasan, yaitu bagaimana masing-masing jenis arsip diberkaskan apakah secara numerik, alfabetis atau alfanumerik. 
6. Penyimpanan, yaitu bagaimana menyimpan arsip mutu sehingga aman dan mudah diakses. 
7. Pemeliharaan dan perlindungan, yaitu bagaimana cara memelihara sehingga arsip tidak rusak dan hilang. 
8. Penyusutan, yaitu bagaimana arsip dipindahkan,dimusnahkan dan diserahkan ke Lembaga Kearsipan.

      
ISO 15489  atau SNI 19-6962.1-2003 

Di samping manajemen dokumen/ arsip yang dipersyaratkan untuk memperoleh pengakuan standar internasional terhadap suatu mutu produk sebagaimana telah dibahas di atas, terdapat standar manajemen dokumen/ arsip yang secara khusus diatur dalam ISO15489 tentang records management.

Istilah records management dalam ISO 15489 diterjemahkan menjadi manajemen rekaman dalam SNI 19-6962.1-2003 menimbulkan keprihatinan bagi beberapa ahli yang terkait. Panitia Teknis 154S yang bekerja di bawah naungan  Pusat Standar dan Sistem Mutu – LIPI mengklaim bahwa istilah manajemen rekaman paling tepat. Sedangkan istilah arsip tidak digunakan karena Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan mendefinisikan arsip hanya sebagai ”naskah” yang menurut pendapat Tim terlalu sempit. Tidak tersedianya waktu yang cukup untuk melakukan diskusi secara mendalam dengan para ahli kearsipan maupun informasi rupanya menjadi latar belakang munculnya konsensus oleh beberapa pihak yang mewakili unsur pemerintah, ilmuwan, asosiasi dan konsumen, ISO 15489 tentang Information and Documentation Records Management ditetapkan dan diadopsi menjadi SNI 19-6962.1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi-Manajemen Rekaman.
 
Secara etimologi kata rekaman terdiri dari kata dasar rekam dan akhiran   -an memiliki makna sesuatu yang sengaja direkam. Secara semantis rekaman memiliki pengertian adanya kesengajaan disertai keinginan atau pamrih melakukan perekaman dengan tujuan tertentu, sehingga bersifat memihak dan tidak netral. Sir Hillary Jenkinson, bapak kearsipan dari Inggris menyatakan bahwa records memiliki dua karakter pokok, yaitu: pertama, tidak memihak (impartiality) sebab arsip diciptakan begitu saja (automaticly) karena adanya kegiatan organisasi atau individu. Kedua, keaslian (authenticity) karena arsip sebagai bukti tentang kegiatan yang pernah dilakukan organisasi atau individu. 

Dengan bahasa yang berbeda Yusril Ihza Mahendra (mantan Menteri Sekretaris Negara) menyatakan bahwa dalam pancaran akademik, arsip merupakan bukti yang bersifat lengkap (integrity) yang memenuhi ketentuan struktur, isi dan konteks dari kegiatan, perbuatan, kejadian atau peristiwa sehingga dipercaya (reliable) dan mengikat semua pihak (legality) serta bersifat otentik dan sah (authority). Dalam undang-undang nomor 7 tahun 1971 di atas pun, sebenarnya pengertian arsip lebih luas dari sekedar naskah saja. Arsip adalah naskah-naskah ”dalam bentuk corak apapun”. Kata dalam ”bentuk corak apapun” memiliki keluwesan dan keluasan makna bahwa arsip/dokumen/naskah dapat berbentuk kertas dan media lainnya seperti foto, film/ video, mikrofilm, gambar konstruksi/ peta, rekaman suara, disket, CD, DVD, flashdisk, arsip elektronik dan lain-lain. Hal ini menurut hemat penulis sangat sesuai dengan teks aslinya (ISO 15489) bahwa records can be in the forms of any type of media, such as hard copy or electronic media.

Terlepas dari polemik tentang peristilahan di atas, secara substansial baik prosedur maupun teknik manajemen rekaman menurut  SNI 19-6962.1-2003 adalah sama dengan prosedur dan teknikrecords management menurut ISO 15489. Oleh karena itu standar tersebut tetap dapat dijadikan pedoman bagi setiap organisasi untuk mengelola arsipnya.

Manajemen arsip adalah bidang manajemen yang bertanggungjawab atas pengendalian secara efisien dan sistematis dalam penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip sehingga arsip dapat berfungsi secara optimal untuk mendukung proses manajemen organisasi, proses litigasi dan proteksi hukum serta  sebagai bahan pertangungjawaban/ akuntabilitas kepada pihak terkait (stakeholder) masa kini maupun yang akan datang.

Ruang lingkup manajemen arsip pada setiap organisasi meliputi:

• penentuan kebijakan dan standar
• penunjukan tanggungjawab dan wewenang (otoritas) 
• penyusunan dan sosialisasi prosedur dan pedoman 
• pemberian layanan penggunaan arsip 
• perancangan, penerapan dan pengadministasian sistem manajemen arsip 
• pengintegrasian sistem manajemen arsip dan sistem dan proses bisnis organisasi.

Setiap organisasi harus menyusun kebijakan dan standar manajemen arsip yang disahkan oleh pimpinan organisasi, yang kemudian harus diimplentasikan. Kebijakan dan standar yang disusun harus sesuai dengan proses bisnis dengan mempertimbangkan kepentingan ekonomi dan lingkungan, serta senantiasa direvisi untuk menjamin kesesuaian dengan kepentingan proses bisnis yang paling mutakhir.

Tanggungjawab dan wewenang manajemen arsip harus ditentukan secara jelas siapa melakukan apa. Tanggungjawab hendaknya diberikan kepada pegawai yang memiliki kompetensi baik manajer, arsiparis, administrator sistem, eksekutif dan pegawai terkait.
Prosedur dan pedoman yang disusun meliputi: jenis, format, struktur pengaturan serta teknologi yang digunakan. Meta data dan sistem pelacakan yang paling sesuai. Ketentuan level akses dan prosedur penggunaan arsip. Menentukan jangka simpan terhadap seluruh jenis arsip, dan lain-lain.

Penutup

Membangun sebuat tradisi manajemen arsip yang baik bukan pekerjaan yang mudah. Diperlukan kesungguhan, kegigihan, kehati-hatian, ketulusan bahkan pengorbanan. Kita semua tahu arsip itu sangat penting, karena arsip merupakan bukti akuntanbilitas, sumber informasi, pusat ingatan dan referensi. Tetapi fungsi arsip yang demikian sangat penting itu, akan hanya menjadi bahan omongan, diskusi dan seminar saja, bila kita tidak berniat bulat untuk bersama-sama membangun sebuah tradisi kearsipan yang handal. Tradisi kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional telah mulai nampak terbangun dengan suksesnya penyerahan arsip statis ke ANRI dalam dua tahun terakhir ini. Keberhasilan tersebut benar-benar dapat dijadikan ukuran yang paling mendasar karena hal tersebut merupakan kewajiban hukum sebagaimana diatur dalam undang-undang, bahwa setiap lembaga negara badan pemerintah wajib menyerahkan arsip statisnya ke ANRI. Kemampuan sebuah lembaga menyerahkan arsip statis memberikan bukti bahwa sistem registrasi, penataan dan penilaian arsip telah dilakukan dengan baik.  Selamat!

 Adopted by yayanrifai dari Imam Gunarto di www.igoenarsip.blogspot.co.id.